Sistem Informasi Manajemen Perusahaan

 

                                                                           

Guna mendukung ambisi menjadi distributor bahan bangunan terbesar di Indonesia, PT Kokoh Inti Arebama mengganti sistem TI inti buatan sendiri dengan aplikasi dari vendor besar. Awalnya sistem yang dibangun sendiri merupakan sistem yang sederhana dan hubungan antar cabangnya belum tersambung secara online. Tetapi seiring dengan kebutuhan yang semakin besar, maka mereka memutuskan untuk mencari suatu sistem yang bisa memenuhi kebutuhan dari sisi kontrol internal, serta informasi yang cepat dan akurat bagi manajemen.

1.      Buatlah suatu gambaran tentang kebutuhan infomasi bagi suatu perusahaan melihat tingkat manajemen ?

Top Manager ( manager tingkat atas)	Middle Managers ( manager tigkat menengah)	Lower Manager ( manager tingkat bawah)
Sumber infomasi lebih banyak dari eksternal dari pada internal	Sumber infomasi didapatkan seimbang dari internal dan eksternal	Sumber infomasi lebih banyak dari internal dari pada eksternal
Orientasi waktu ke masa depan	Orientasi waktu ke masa kini	Orientasi ke masa lampau
Keputusan tidak terprogram	Keputusan seimbang	Keputasan tidak terprogram

Struktur SIM berdasarkan fungsi organisatoris
1.Sub  produk, promosi, harga, tempat dan gabungan dari keempat hal tersebut.
Informasi sistem pemasaran ; memberi dukungan penyediaan informasi pemasaran yaitu 

mengenai  produk : produk yang dijual
Informasi promosi : cara, media dan waktu promosi yang dilakukan
Informasi harga : harga produk dan termasuk juga harga produk kompetitor
Informasi gabungan : strategi terintegrasi yang melibatkan keempat ha tersebut.

Kebutuhan infomasi masing-masing tingkatan manajemen :
a.Tingkat atas : perencanaan produk, perencanaan promosi, perencanaan saluran distribusi, penentuan harga, perkiraan penjualan. 

b.Tingkat Menengah : analisis pangsa pasar, analisis distribusi, analisis penjualan dan
tren , analisis penganggaran dan pengeluaran. 

c.Tingkat bawah : pesanan konsumen, penagihan, pemeuhan order, penjualan menurut produk, salesman
 

2.Sub sistem produksi/operasi ; ada 4 informasi penting dibidang produksi yaitu proses produksi, informasi tentang sediaan produksi, kualitas hasil produksi, biaya produksi. 

Kebutuhan infomasi masing-masing tingkatan manajemen :
a.Tingkat atas : perencanaan produk, perencanaan tenaga kerja, perencanaan kebutuhan material, perencanaan kebutuhan kapasitas. 

b.Tingkat Menengah : analisis produktifitas pekerja, analisis produktifitas mesin, analisis biaya 

produksi, kontrol proses dan biaya produksi, kontrol perawatan. 

c.Tingkat bawah : pemakaian material, pemanfaatan mesin, pemakaian tenaga kerja, 

permintaan pembelian. 

 3.Sub sistem personalia ; perencanaan tenaga kerja, pengadaan tenaga kerja, kompensasi  bagi tenaga kerja,pengelolaan tenaga kerja, hak tenaga kerja, informasi tentang lingkungankerja.  

 Kebutuhan infomasi masing-masing tingkatan manajemen :
a.Tingkat atas : perencanaan rekrutmen tenaga kerja, perencanaan pelatihan, perencanaan penilaian kerja, perencanaan kompensasi, perencanaan hak tenaga kerja. 

b.Tingkat Menengah : analisis biaya tenaga kerja, analissiskecocokan karir, analisiskompensasi, analisis penggajian, analisis efektifitas pelatihan, analisis rekrutmen. 

c.Tingkat bawah : informasi pasar tenaga kerja, perekrutan, seleksi tenaga kerja, pelatihan, 

evaluasi kinerja, evaluasi keahlian, penggajian, presensi dan absensi, keselamatan kerja,

 kesehatan kerja. 

4. Sub sistem keuangan 

Sub sistem keuangan ; menyediakan informasi keuangan yang dapaty dihasilkan antara
lain informasi tentang forecast keuangan, modal kerja, investasi, pendanaan,
penganggaran modal, kinerja keuangan, anggaran keuangan. 

 Kebutuhan infomasi masing-masing tingkatan manajemen :
a.Tingkat atas : perencanaan aliran kas, perencanaan penggunaan modal, peerncanaan
keuntungan tahinan, perencanaan investasi, dsb. 

b.Tingkat Menengah : analisis dana, analisis likuiditas, analisis nilai pasar, analisis biaya
modal, dsb. 

c.Tingkat bawah : pengelolaan kas kecil, pemasukan dan pengeluaran kas, umur
piutang, pajak pusat dan daerah. 

5. Sub sistem akuntansi 

Sub sistem akuntansi ; ilmu akuntasi adalah ilmu untuk mencatat, merekam dan
menyajikan informasi kegiatan organisasi dalam bahasa keuanga. Inforamasi tersebut
selanjutnya dapat digunakan untuk pengambilan keputusan oleh manajer. 

 Kebutuhan infomasi masing-masing tingkatan manajemen : 

a. Tingkat atas : neraca, laporan laba/rugi, laporan perubahan modal, laporan arus kas. 

b. Tingkat Menengah : aktiva tetap, utang, piutang, pajak. 

c. Tingkat bawah : penggajian, pemasukan dan pengeluaran kas, transaksi harian. 

2. Model SIM apa yang diperlukan dikembangkan oleh  manajemen tersebut ?

Untuk menunjang kinerj manajmen dalam menghadapi perkembangan pasar  maka PT. Kokoh Inti Arebama mengembangkan system berbasis ERP dan RFID.

a.       ERP (Enterprise Resource Planning)

ERP (Enterprise Resource Planning) adalah sebuah konsep untuk merencanakan dan mengelola sumber daya perusahaan meliputi dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas yang berpengaruh luas mulai dari manajemen paling atas hingga operasional di sebuah perusahaan agar dapat dimanfaatkan secara optimal untuk menghasilkan nilai tambah bagi seluruh pihak yang berkepentingan (stake holder) atas perusahaan tersebut.

Konsep ERP dapat dijalankan dengan baik, jika didukung oleh seperangkat aplikasi dan infrastruktur komputer baik software dan hardware sehingga pengolahan data dan informasi dapat dilakukan dengan mudah dan terintegrasi. Oleh karena itu, hampir tidak mungkin mewujudkan konsep ERP tanpa adanya dukungan sistem berbasis computer.

Fungsi-fungsi perusahaan yang harus dilibatkan dalam suatu proses ERP meliputi perencanaan bisnis (visi, misi, dan perencanaan strategis), peramalan, proses MRP II (master planning, perencanaan produksi, pembelian, manajemen persediaan, pengendalian aktivitas, dan pengukuran kinerja manufakturing), finansial (payroll, penetapan biaya produksi, hutang, piutang, harga tetap, general ledger), sumber daya manusia, sistem informasi, rekayasa pabrik dan peralatan, dan lain-lain.

b.      RFID  (Radio Frequency Identification)

RFID tag ini bisa dianggap sebagai pengganti dari barcode UPC atau EAN. Soalnya, RFID punya banyak keuntungan dibandingkan kalo pake barcode. Kode unik yang ada di dalam RFID juga bisa panjang dibandingkan dengan kode UPC yang terbatas.

Keunikan dari kode RFID maksudnya adalah bisa dilacak dari suatu lokasi ke lokasi yang lainnya sampai dengan ke tangan pelanggan. Ini bisa membantu perusahaan untuk melawan aksi pencurian dan bentuk-bentuk product loss yang lainnya. RFID juga sudah diajukan untuk penggunaan pada point-of-sale yang menggantikan kasir dengan suatu mesin otomatis tanpa harus melakukan barcode scanning.

Pada dasarnya chip RFID berperan sama dengan barcode, magnetic, smartcard, punchcard. kode/no. rekening di buku check, label dll.  Cara kerja RFID kayak gini nih:

1.      Sebuah alat pembaca RFID akan selalu memancarkan signal / freq tertentu secara terus-menerus sampai terdapat sebuah chip RFID menerima signal tersebut pada jarak jangkauan tertentu tergantung dengan antena yang terpasang.

2.      Sebuah chip RFID melintasi area dari pembaca RFID tersebut, dimana chip tersebut akan secara otomatis aktif jika freq yang dipancarkan sesuai dengan freq yang di set didalam chip RFID tersebut yaitu membalas dengan cara mengirimkan data yang terdapat didalamnya.

3.      Alat pembaca yang menggirimkan freq tersebut akan menerima data yang dikirimkan oleh chip RFID, lalu melanjutkan data tersebut ke komputer/microkontroller untuk diolah.

4.      Jika data yang terkirim tersebut sesuai dengan yang diinginkan, maka akan dilakukan sesuai sesuai dengan keinginan. Sebagai contoh membuka pintu, mengabsen, dll.